Ein nützliches Tool zur Priorisierung von Projekten

In einem Projekt scheint manchmal vieles gleich wichtig zu sein und am liebsten wollen wir alles sofort umsetzen. Geht natürlich nicht, also müssen Prios her. Aber was ist wichtiger, was am wichtigsten, was führt am schnellsten zum Ziel? Und wie kann ich – denn das muss ich oft – im laufenden Projekt Prioritäten schnell und sicher neu setzen?…

Diese Frage stellt sich jedes Projektteam täglich und in jedem Team gibt es zu jedem Zeitpunkt mehrere, ganz unterschiedliche Antworten darauf. Und wenn sich dann noch die Priorität in einer neuen Projektphase ändert? Dann kann ein Tool helfen, das unser Experte Carlo Matic entwickelt hat.

Mit der Prio-Matic könnt ihr nach objektivierten Kriterien entscheiden, welches Feature oder welcher nächste Schritt der wichtigste in eurem Projekt ist. Die “Prio-Matic” ist eine Matrix, die die umzusetzenden Funktionen oder die nächsten Schritte eines Projekts oder Startups zunächst auflistet und dann mit allen wichtigen Kriterien auf einer Skala von 1 bis 10 bewertet.

Hier mal ein Beispiel: Bei einem Startup-Projekt bringt die Funktion „Payment“ zwar Geld, was enorm wichtig für mögliche Investoren ist, jedoch bringt sie nicht so viele neue User. Was ist zu einem bestimmten Projektzeitpunkt gerade am wichtigsten? Das gesamte Team bewertet alle Funktionen oder Features nach ihrer Wichtigkeit auf einer Skala von null bis zehn. Über die Faktoren der „Prio-Matic“ können ganz einfach – je nachdem in welcher Phase man sich gerade befindet – die Kriterien nach der Wichtigkeit mit einem Faktor versehen werden. Ist Geldverdienen gerade wichtig, wird dieser Multiplikator dann auf den höchsten Wert drei gesetzt. Ist dieser Faktor gerade ganz unwichtig, wird der Faktor auf null gesetzt. Jetzt wird einfach multipliziert und die resultierende Punktzahl ergibt in jeder Phase eine objektivierte Priorisierung.

Ziel ist es also, das momentan Wichtigste in jeder Phase eines Projektes objektiv entscheiden zu können. Eine solche Entscheidung subjektiv zu fällen, funktioniert in der Regel deshalb nicht, weil verschiedene Personen und deren Kriterien oft sehr unterschiedlich ausfallen.

Das Ergebnis der Prio-Matic gilt immer für einen bestimmten Zeitpunkt im Projekt. Wird sie  im Projektverlauf regelmäßig je nach verändertem Status immer wieder überprüft und neu bestimmt, kommt man schneller und sicherer zum Ziel.

Carlo stellt euch das Tool zum Download unter Creative Commons zur Nutzung zur Verfügung und erläutert euch seine Anwendung hier: